Иллюстрированный самоучитель по Outlook2002

         

Отслеживание состояния задачи


Существует несколько способов передачи информации о ходе выполнения задачи ее настоящим владельцем всем предыдущим, включая создателя задачи.

Если предыдущий владелец установил у себя флажок Сохранить копию данного поручения в списке задач, то при каждом изменении владельцем задачи ее состояния будет создаваться сообщение электронной почты Обновление задачи, после принятия которого у предыдущего владельца произойдет автоматическое обновление копии задачи.

Одним из вариантов отслеживания состояния задачи является рассылка владельцем отчета о ходе ее выполнения. Эти сообщения составляются на основе текущей информации о задаче и рассылаются по списку предыдущих владельцев.

Замечание

Список пользователей, получающих отчет о задаче, можно увидеть на вкладке Подробно в поле Обновить для (Update List).

Чтобы отправить поручение, выберите команду > действия > Отправить отчет о состоянии задачи или нажмите соответствующую кнопку на панели Стандартная. По умолчанию поле Кому будет содержать имена (адреса) предыдущих владельцев. Поле Тема будет начинаться со слов Отчет о состоянии задачи (Task Status Report). В отчете будет содержаться информация о том, была ли начата работа, каков текущий процент выполнения, тема и т. п. Помимо этого, владелец может отредактировать отчет перед отправкой. На рис. 10.11 показан примерный вариант отчета на задачу.

Помимо вышерассмотренных способов отправки отчета, можно просто присоединить копию задачи к сообщению в виде вложения. Получатель такого сообщения имеет возможность открыть эту копию и включить ее в свой список задач. Для пересылки копии задачи откройте ее и выберите команду > действия > переслать. В поле Кому укажите получателя копии задачи, при необходимости введите комментарий и нажмите кнопку Отправить.

Рис. 10.11. Отчет о выполнении задачи



Содержание раздела