Microsoft Project 2003 для менеджеров

Ремонт ПК на новокузнецкой компьютерная помощь в долгопрудном рядом с кунцевской|canadian pharmacies shipping to usa


Планирование стоимости проекта

При планировании проекта в большинстве случаев нельзя обойтись без учета стоимости проекта и отдельных задач. Существует несколько методов планирования стоимости проекта: по аналогии, по параметрам, снизу вверх и сверху вниз. Для разных проектов подходят различные способы, но чаще всего используют метод «по параметрам». Самым же быстрым является метод «по аналогии». Рассмотрим все эти способы

Метод «по аналогии»

Метод планирования стоимости «по аналогии» используют, когда новый планируемый проект аналогичен другим проектам, выполнявшимся ранее. В этом случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта (навскидку), а общая стоимость распределяется между задачами.

Этот метод планирования наименее точный, но наиболее быстрый (вечный выбор между скоростью и точностью, присущий не только Microsoft Project).

Наверное, стоимость проекта по такому методу следует рассчитывать в самом начале работы над проектом, когда использовать более точные методы затруднительно из-за недостаточного количества информации о будущем проекте.

Метод «по параметрам»

Этот метод планирования стоимости можно считать наиболее популярным, так как стоимость проекта вычисляется исходя из требуемых параметров (например, площади ремонтируемого офиса, если это проект ремонта помещения).

Метод «по параметрам» позволяет точнее, чем предыдущий, определить стоимость проекта. Причем точность зависит от количества известных параметров.

Метод «снизу вверх»

Данный метод заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ.

Это самый точный метод из четырех рассматриваемых. Но точность требует и времени, так как приходится скрупулезно учитывать все (даже самые мелкие) работы и ресурсы.

Метод «сверху вниз»

Метод, обратный рассмотренному в предыдущем абзаце. Здесь рассчитываются общие затраты на проект или на фазу проекта и после этого определяются затраты более мелких составляющих проекта. Чаще всего этот метод используют в тех случаях, когда бюджет проекта жестко ограничен.

Планирование

Стоимость всего проекта состоит из стоимости ресурсов и задач (работ). Как упоминалось ранее, стоимость трудовых ресурсов можно устанавливать либо в виде почасовой ставки, либо в виде ставки за использование. В первом случае это будет оплата за часы работы, во втором — за реально сделанную работу.

Для иллюстрирования того, что описывается в этой главе, создадим в Microsoft Project новый проект, сохраним его под каким-нибудь именем (я назвал его Проект777, но вы можете сами придумать имя файла проекта, отличающееся от моего варианта, и сохранить его на диск). В новом проекте сразу создадим трудовой ресурс Петров М. К. (рис. 8.1).



Рис. 8.1. Лист ресурсов с только что созданным трудовым ресурсом

Двойным щелчком мыши на строке ресурса откроем окно сведений о ресурсе. Затем нужно перейти на вкладку Costs (Затраты). Именно здесь указывают параметры стоимости. Стоимость трудового ресурса (или зарплата Петрова М. К.) можно указывать в виде почасовой или помесячной ставки (рис. 8.2).

Можно (и даже нужно!) указать стоимость ресурса, если он будет работать во внеурочные часы (больше, чем положено по рабочему графику). Это указывается в столбце Overtime Rate (Ставка сверхурочных).



Рис. 8.2. Заполнение вкладки Costs (Затраты)

Если вы указываете стоимость ресурса за месяц работы, то не забывайте добавлять это явным образом: /mo — для англоязычного варианта, /мес — для русскоязычного.

В разные периоды работы над проектом стоимость ресурсов также может быть разной. Для этого служит столбец Effective Date (Дата действия), в котором указывается, начиная с какой даты будет использоваться данная ставка.

На приведенном для примера рис. 8.2 видно, что с начала проекта до 11.11.2004 будет использоваться ставка 10 000 руб. в месяц, а начиная с 11.11.2004 — уже 12 000 руб. в месяц.

Создадим задачу, которая будет длиться восемь рабочих дней, и назначим для ее выполнения Петрова М. К. Затем в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) с помощью команды Insert > Column (Вставка > Столбец) добавим столбец Cost (Затраты). Установим окончание выполнения задачи на 10.11.2004. В столбце Cost (Затраты) будет отображена стоимость выполнения задачи по ставке 10 000 руб. в месяц, которая установлена для Петрова до 11.11.2004 (рис. 8.3).

Теперь создадим еще одну задачу, которую назовем Подготовка потолков. Чтобы наглядно показать, насколько изменится стоимость выполнения этой задачи при изменении ставки, сделаем длительность новой задачи точно такой же — равной восьми рабочим дням. Для ее выполнения также назначим Петрова М. К.

Что же мы видим в столбце Cost (Затраты)? Видим то, что при измененной ставке затраты на выполнение выросли на 800 руб. (рис. 8.4)!



Рис. 8.3. Задача Подготовка стен, выполняемая до 11 ноября 2004 г.



Рис. 8.4. Две задачи одинаковой длительности, но разной стоимости

В окне сведений о ресурсе можно добавлять новые значения затрат, не только указывая конкретные величины, но и сообщая Microsoft Project, что нужно увеличить или уменьшить ставку на определенную величину (в процентах). Тогда после нажатия Enter компьютер сам рассчитает новую стоимость (рис. 8.5).



Рис. 8.5. Ввод новой ставки, которая на 10 % больше старой

После завершения ввода на экране вместо +10% появится непосредственно ставка в денежном виде.

Если после ввода ставки, которая на 10 % больше старой, изменить старую ставку, то новая ставка не изменяется автоматически. Таким образом, автоматическое вычисление (+10 %) происходит только один раз в момент ввода значения.

При вводе стоимости материальных ресурсов Microsoft Project считает, что вводимое число является стоимостью одной единицы ресурса (например, 500р. за упаковку бумаги).

Существует также возможность задания стоимости трудового ресурса для особых случаев. Например, работы в отдельном (удаленном) офисе или в командировке могут оплачиваться по другим ставкам.

Для этого в Microsoft Project в окне Resource Information (Информация о ресурсе) присутствуют вкладки А, В, С, D и Е.

Как правило, на вкладке А указана стоимость использования ресурсов по умолчанию. Для того чтобы указать стоимость использования ресурсов (допустим, в командировке), следует заполнять таблицу на следующей вкладке — В (рис. 8.6).



Рис. 8.6. Заполнение стоимости ресурса на вкладке В

Как видно на рисунке, стоимость ресурса в командировке заметно возрастает. Теперь посмотрим, как назначить задаче ресурс так, чтобы компьютер понял, что стоимость необходимо брать из другой таблицы. Для этого создадим еще одну задачу — Подготовка потолков в офисе № 2 — и назначим для выполнения этой задачи вездесущего Петрова (рис. 8.7).

Как видите, затраты на выполнение работы точно такие же. Но это потому, что мы еще явно не указали, откуда нужно брать значения стоимости ресурсов для этой задачи, и они берутся по умолчанию из таблицы на вкладке А. Для конкретного указания таблицы, из которой следует брать стоимость ресурсов, необходимо перейти к представлению Task Usage (Использование задач) и дважды щелкнуть мышью на строке с названием ресурса, относящегося к той задаче, которой нужно, установить принадлежность таблице В. При этом должно открыться окно Assignmeiffi: Information (Сведения о назначении) (рис. 8.8).

Как видно на рисунке, в правом нижнем углу окна Assignment Information (Сведения о назначении) в списке можно выбрать любую из доступных таблиц. Если выбрать В, а затем закрыть окно, нажав ОК или Enter, и перейти к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта), то вы увидите, что затраты на выполнение задачи в удаленном офисе возросли, так как теперь используется стоимость из таблицы В (рис. 8.9).

Если в представление Task Usage (Использование задач) добавить столбец Cost Rate Table (Таблица норм затрат), то сразу будет видно, какая таблица используется для расчета затрат (рис. 8.10).



Рис. 8.7. Задачи



Рис. 8.8. Изменение таблицы



Рис. 8.9. Новая величина затрат



Рис. 8.10. Представление Task Usage (Использование задач) с указанием таблиц (А и В)

Кстати, теперь, когда столбец Cost Rate Table (Таблица норм затрат) отображается на экране, для изменения таблицы совсем не нужно открывать окно Assignment Information (Сведения о назначении). Достаточно щелкнуть мышью на букве (А или В) и прямо в строке выбрать новое значение (см. рис. 8.10).

Фиксированные затраты

Кроме стоимости назначений, рассмотренной выше, на стоимость задачи влияют и фиксированные затраты. Точнее, стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат. Допустим, что для подготовки стен помимо оплаты работы Петрова нужно потратить средства еще на что-то. Можно указать эти затраты в столбце Fixed Cost (Фиксированные затраты), который по умолчанию также не отображается, но его можно добавить с помощью команды Insert > Column (Вставка > Столбец).

После того как вы введете в ячейку столбца Fixed Cost (Фиксированные затраты) значение, оно автоматически прибавится к общим затратам, которые отображены в столбце Cost (Затраты).

Например, прибавим к каждой задаче по подготовке потолков по 1000 руб., а на подготовку стен выделим 1500 руб. Посмотрим, что получилось в итоге (рис. 8.11).



Рис. 8.11. Таблица после добавления фиксированных затрат

Методы начисления затрат

Вдобавок ко всему многообразию нужно еще сказать то, что затраты могут начисляться не только пропорционально (этот метод используется в Microsoft Project по умолчанию), но и в начале или в конце выполнения задачи.

На метод начисления затрат влияет то, как должно оплачиваться выполнение задач: по предоплате или по факту выполнения. Выбор метода начисления затрат зависит от конкретной задачи и от конкретного проекта. Если исполнители работы не требуют предоплаты, то используется метод пропорционального начисления. Если с исполнителем расплачиваются по завершении работы и стоимость выполнения фиксированная, то лучше выбрать метод начисления затрат в начале. В этом случае деньги на оплату работ будут подготовлены в начале ее выполнения. Для задач, оплату которых можно произвести в конце выполнения, можно установить метод начисления, соответственно, тоже End (По окончании).

Метод начисления затрат можно устанавливать как для задачи, так и для ресурса. Для задачи это удобно делать в представлении Task Usage (Использование задач), добавив в нем столбец Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) (рис. 8.12).



Рис. 8.12. Изменение метода начисления для задачи

Для ресурса метод начисления можно изменять, открыв окно информации о ресурсе. На вкладке Costs (Затраты) этого окна внизу присутствует список Cost accrual (Начисление затрат), с помощью которого изменяют метод начисления (рис. 8.13).



Рис. 8.13. Изменение метода начисления для ресурса