Microsoft Project 2003 для менеджеров

http://www.infodez.ru/


График проекта

Прежде чем приступить к планированию рабочего времени, следует сказать несколько слов о том, что такое календари (применительно к Microsoft Project).

Календари определяют порядок планирования ресурсов, назначаемых задачам, и, соответственно, порядок планирования самих задач.

Основным является базовый календарь. Его используют календари проекта, ресурса и задачи, но у каждого ресурса может быть собственный календарь, отличающийся от остальных. Например, если большинство сотрудников работают по календарю со стандартным рабочим временем, то некоторые сотрудники могут работать по особому графику, поэтому для них нужен отдельный календарь.

Календари создаются для трудовых ресурсов (сотрудников), но не для материальных, то есть считается, что, например, копировальный аппарат доступен всегда, а сотрудник, работающий с этим аппаратом, имеет свой рабочий график.

Не следует путать календарь в качестве рабочего графика (календарь проекта, календарь ресурса, календарь задачи) и представление Calendar (Календарь). Во втором случае это просто один из вариантов отображения информации.

Существует возможность создать календарь с помощью шаблонов, которые содержит Microsoft Project. Можно также использовать другие шаблоны, например используемые в вашей организации.

После создания проекта следует перейти к этапу Define general working times (Определение рабочего времени проекта) (рис. 7.5).



Рис. 7.5. Определение рабочего времени проекта

Сначала нужно выбрать шаблон календаря: Standard (Стандартный), 24 Hours (24 часа) или Night shift (Ночная смена). Для проекта Журнал, который взят в качестве примера, выберем шаблон Standard (Стандартный).

Затем следует щелкнуть на надписи Save and go to Step2 (Сохранить и перейти к шагу 2). На этом шаге будет предложено определить рабочие дни и рабочие часы проекта (рис. 7.6). Это позволит настроить календарь на основе стандартного шаблона так, как требуется в каждом конкретном случае.



Рис. 7.6. Настройка рабочих дней и часов

На календаре, представленном в правой части экрана, рабочее время выделено темным цветом.

Чтобы настроить рабочие дни, следует установить соответствующие флажки. Для проекта Журнал флажки установлены по умолчанию, то есть рабочие дни — с понедельника по пятницу, а выходные — суббота и воскресенье.

Рабочие часы можно оставить стандартные (которые отображены в правой части экрана). В этом случае нужно оставить без изменения переключатель I'll use the hours shown in the preview on the right (Использовать рабочие часы, показанные в области просмотра справа).

Для изменения рабочих часов нужно установить переключатель в положение I want to adjust the working hours shown for one or more days of the week (Изменить рабочие часы для одного или нескольких дней недели). При этом в окне консультанта появятся дополнительные элементы (рис. 7.7).



Рис. 7.7. Изменение рабочих часов

В поле Hours for (День) выбирают день, для которого нужно настроить рабочее время. В полях From (С) и То (До) указывают рабочие часы.

Четыре поля предназначены для того, чтобы можно было указать рабочее время до йбеденного перерыва и после него. Например, для проекта Журнал заданы рабочие часы с 10 до 14 и с 15 до 19.

Как правило, во все дни недели рабочие часы одинаковые, поэтому указывать одни и те же часы для каждого дня необязательно. В Microsoft Project можно указать рабочее время для одного из дней и нажать кнопку Apply to All Days (Применить для всех дней).

Если не хватает двух смен, то следует щелкнуть на надписи Specify additional shifts (Указать дополнительные смены), тогда можно будет создавать до пяти смен в сутки.

Следующим шагом задают дополнительные праздничные и выходные дни. Для этого следует щелкнуть на надписи Change Working Time (Изменить рабочее время). В результате откроется окно Change Working Time (Изменение рабочего времени) (рис. 7.8), в котором можно установить для каждого дня переключатель в одно из следующих положений: Use default (Стандартное время), Nonworking time (Нерабочее время) или Nondefault working time (Нестандартное рабочее время).



Рис. 7.8. Окно Change Working Time (Изменение рабочего времени)

При установке переключателя в положение Use default (Стандартное время) задают рабочее время в соответствии с календарем (те часы, которые были выбраны на предыдущем шаге). При установке переключателя в положение Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) день считается полностью нерабочим (выходным). С его помощью можно также установить сокращенный рабочий день.

Чтобы задать рабочее время для нескольких определенных рабочих дней, следует выделить их мышью, удерживая клавишу Ctrl. Тогда изменения будут касаться всех выделенных дней и распространяться на другие месяцы. Кроме того, можно не только изменять рабочее время обычных дней, но и делать выходные дни рабочими.

Для создания нового календаря следует выполнить команду Tools > Change Working Time (Сервис > Изменить рабочее время). При нажатии кнопки New (Создать) появится окно Create Base Calendar (Создание базового календаря). В нем следует установить переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь), задать имя нового календаря и нажать ОК. Созданный календарь можно изменять так же, как стандартные календари.

На четвертом шаге определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет все единицы времени на часы.

После задания этих параметров переходим к пятому шагу — сохранению и завершению установки рабочего времени проекта.