Microsoft Project 2003 для менеджеров



Рабочая область

Меню, панели инструментов и прочие элементы экрана нужны для того, чтобы можно было выполнять какие-либо действия в рабочей области.

Рабочая область находится в центре окна Microsoft Project. Сверху она граничит с панелями инструментов и главным меню, слева от нее может находиться область задач, а снизу — строка состояния. Если изменить размер окна Microsoft Project

или разрешение экрана (например, с 800x600 пикселов на 1024x768), то рабочая область вместе с областью задач и панелью консультанта стремится заполнить собой все свободное место на экране, тогда как все остальные элементы имеют фиксированные размеры.

Содержимое и внешний вид рабочей области зависит от представления, которое в данный момент отображается на экране. При создании нового проекта изначально отображается представление Gantt Chart (Диаграмма Ганга). Представления можно переключать с помощью меню View (Вид).

Существует более быстрый и удобный способ. Для переключения текущего представления можно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке в виде синей полосы с названием представления (расположена на экране слева). При этом появится контекстное меню (рис. 2.15). В нем нужно выбрать представление, которое требуется отобразить на экране.



Рис. 2.15. Переключение представлений с помощью контекстного меню

В любом представлении в верхней части рабочей области присутствует строка редактирования — текстовое поле, которое предназначено для ввода и редактирования значений в полях отображаемой на экране таблицы.

После ввода или редактирования информации в этой строке нужно нажать клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные в содержимое ячейки изменения и выйти из режима редактирования, необходимо нажать Esc.

Рассмотрим наиболее часто используемые представления.

Gantt Chart (Диаграмма Ганга)

В представлении Ghantt Chart (Диаграмма Ганта) рабочая область разделена на две части. В таблице, расположенной слева, перечислены задачи,.используемые в проекте. Таблица имеет множество столбцов, которые можно скрывать и отображать. Чтобы увидеть все действия, производимые со столбцами, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца. Появится контекстное меню со списком действий (рис. 2.16).



Рис. 2.16. Контекстное меню действий, выполняемых со столбцами

Несмотря на внешнее сходство с таблицей Microsoft Excel, таблица в Project существенно от нее отличается.

Например, если выбрать команду Hide Column (Скрыть столбец), то столбец фактически будет удален (то есть его нельзя будет отобразить, как в Excel). В действительности столбцы не удаляются, а сохраняются в памяти, оставаясь невидимыми. Чтобы их вновь увидеть, необходимо выполнить команду Insert Column (Вставить столбец), после чего в открывшемся окне Column Definition (Определение столбца) выбрать, какой именно столбец следует вставить (рис. 2.17).



Рис. 2.17. Вставка столбца

В окне вставки столбца нужно указать Field name (Имя поля). Этот параметр влияет на то, какие данные будут отображены в столбце. Следует также указать Align title (Выравнивание заголовка) и Align data (Выравнивание данных) — к какому краю будет прижиматься текст в ячейках, а также Width (Ширина) в символах. По умолчанию ширина равна 10. Можно нажать кнопку Best Fit (Автоширина), тогда ширина столбца автоматически изменится таким образом, чтобы поместились введенные данные. Если установить флажок Header Text Wrapping (Перенос заголовка по словам), то непомещающиеся в ячейку по горизонтали слова будут переноситься на следующую строку в той же ячейке (рис. 2.18). После заполнения всех полей для добавления столбца следует нажать кнопку ОК.

Таблица в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) по умолчанию состоит из семи столбцов. Одновременно они на экране не помещаются. Чтобы увидеть непоместившиеся на экране столбцы, нужно перемещать табличный курсор вправо с помощью клавиатуры. Тогда таблица будет сдвигаться, отображая столбцы, которые были не видны.



Рис. 2.18. Перенос по словам

Более удобным может оказаться другой способ перемещения по таблице — с помощью полос прокрутки. Горизонтальные полосы прокрутки расположены внизу таблицы и диаграммы, вертикальная — справа. Пользоваться ими можно точно так же, как любыми другими полосами прокрутки в Windows. Работа с таблицей в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) так подробно описывается потому, что во всех остальных представлениях работа с таблицами аналогичная.

Справа от таблицы расположена диаграмма, в которой задачи отображаются в виде полос. Условными обозначениями также указаны связи между задачами и разрывы задач. Просмотреть и изменить все условные обозначения диаграммы можно в окне Format Bar (Формат отрезка) (рис. 2.19), открываемом командой Format > Bar Styles (Формат > Стили отрезка).



Рис. 2.19. Окно Format Bar (Формат отрезка)

Суммарные задачи (содержащие в себе подзадачи) отображаются на диаграмме не так, как обычные. Связи между задачами показаны стрелками. Их вид настраивается с помощью меню Format > Layout (Формат > Макет). Между таблицей и диаграммой расположен вертикальный разделитель. Перетаскивая его мышью влево или вправо, можно уменьшать или увеличивать отводимое под таблицу место.

Tracking Gantt (Диаграмма Ганга с отслеживанием)

Это представление очень похоже на предыдущее, но отличается от него тем, что позволяет отслеживать выполнение задачи. На диаграмме с отслеживанием показано, сколько процентов каждой задачи выполнено на данный момент. При этом отрезок задачи отображается красным цветом до тех пор, пока задача не будет выполнена. Как только задача выполняется на 100 %, отрезок автоматически окрашивается в синий цвет.

В данной книге описаны стандартные настройки Microsoft Project, но цвета можно изменять с помощью меню Format (Формат).

Task Usage (Использование задач)

В представлении Task Usage (Использование задач) рабочая область тоже разделена на две части. В левой части отображается список задач проекта с указанием ресурсов, которые назначены конкретной задаче (рис. 2.20).



Рис. 2.20. Представление Task Usage (Использование задач)

В таблице представлены трудозатраты и длительность как для всей задачи, так и для каждого ресурса отдельно. Кроме того, приведено время начала и окончания выполнения.

В правой части показана загрузка ресурсов. Если отвести на выполнение задачи два дня, то в правой части представления Task Usage (Использование задач) будет отображено, что ресурс будет занят этой задачей, к примеру, по восемь часов в течение двух дней.

Если вносить изменения в левую часть представления, то они в тот же момент будут отображены в правой части в виде изменившегося количества часов, которые ресурс будет использовать для выполнения задачи. Внесение изменений в правую часть влияет на таблицу в левой части. Трудозатраты равномерно делятся на указанное количество дней в поле Duration (Длительность). Если увеличить количество дней, отведенных на выполнение задачи (в поле Duration (Длительность) в таблице слева), то трудозатраты на каждый день будут пропорционально уменьшены таким образом, чтобы количество часов, которое требуется для выполнения задачи (поле Work (Трудозатраты)), равномерно распределилось по указанному количеству дней.

Calendar (Календарь)

В представлении Calendar (Календарь) задачи можно просматривать, добавлять и изменять в формате календаря (рис. 2.21). В некоторых случаях это может быть более наглядно, чем в других представлениях.



Рис. 2.21. Представление Calendar (Календарь)

В этом представлении задачи добавляют и изменяют мышью, хотя доступен и традиционный способ создания задач с помощью меню.

Чтобы создать задачу, следует щелкнуть мышью на квадрате того дня, с которого должно начаться выполнение задачи. Затем, не отпуская кнопку, нужно двигать мышь до квадрата того дня, в который должно завершиться выполнение задачи.

После того, как кнопка мыши будет отпущена, создастся задача.

Если дважды щелкнуть мышью на задаче, то откроется окно сведений о задаче, в котором можно ввести название, длительность, дату начала и окончания, а также другие параметры задачи.

Дату начала и окончания можно изменять не только в окне Task Information (Сведения о задаче), но и мышью, передвигая саму задачу по клеткам календаря.

Связи между задачами в представлении Calendar (Календарь) тоже создаются, но не отображаются.

Network Diagram (Сетевой график)

В данном представлении задачи проекта отображаются в виде блок-схемы. При этом на экране в текстовом виде отображается краткое описание каждой задачи (начало и окончание выполнения, назначенные ресурсы), и в виде стрелок указываются связи между задачами (рис. 2.22).



Рис. 2.22. Представление Network Diagram (Сетевой график)

Как и в других представлениях, в сетевом графике можно создавать задачи и редактировать их.

Помимо стандартных способов создания задач (с помощью меню), доступных во всех представлениях, в представлении Network Diagram (Сетевой график) создавать задачи можно одним движением руки. Достаточно провести мышью с нажатой левой кнопкой — и новая задача будет создана.

В отличие от календарного представления, здесь длительность нельзя указать сразу, но отредактировать задачу можно после ее создания, дважды щелкнув на содержимом рамки задачи.

Если щелкнуть на самой рамке, то откроется окно Format Box (Формат рамки), в котором можно изменить Data template (Шаблон данных), Border (Границы) — тип линий сетки, а также цвета фона и рамки (рис. 2.23).



Рис. 2.23. Окно Format Box (Формат рамки)

Вид представления Network Diagram (Сетевой график) можно настроить. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве экрана и выбрать в контекстном меню строку Layout (Макет) (рис. 2.24). Откроется окно, используя которое, можно изменить внешний вид представления. Если изменить Layout Mode (Режим расположения рамок) на Allow manual box positioning (Разрешить располагать рамки вручную), то рамки создаваемых задач будут располагаться на экране не автоматически, а именно там, где пользователь укажет мышью.

Кроме того, в этом случае рамки можно будет передвигать, размещая их наиболее удобным образом.

По умолчанию установлен режим Automatically position all boxes (Располагать все рамки автоматически).



Рис. 2.24. Вызов окна Layout (Макет) представления Network Diagram (Сетевой график)

Resource Graph (График ресурсов)

Данное представление используется для просмотра графического представления распределения трудозатрат или затрат ресурсов проекта во времени (рис. 2.25).

В представлении Resource Graph (График ресурсов) окно также разделено на две части: в левой расположена информация о ресурсе, а в правой — график, относящийся к выбранному ресурсу.

Следует обратить внимание на полосу прокрутки, которая находится в нижней левой части окна.

С помощью этой полосы можно изменять ресурс, график которого следует отображать.

На графике в правой части окна по умолчанию отображаются Peak Units (Пиковые единицы). В меню, вызываемом щелчком правой кнопкой мыши (рис. 2.26), можно выбирать другие значения: Work (Трудозатраты), Cumulative Work (Совокупные трудозатраты), Overallocation (Превышение доступности), Percent Allocation (Процент загрузки), Remaining Availability (Оставшаяся доступность), Cost (Затраты), Cumulative Cost (Совокупные затраты), Work Availability (Доступность по трудоемкости) или Unit Availability (Доступность в единицах).



Рис. 2.25. Представление Resource Graph (График ресурсов)



Рис. 2.26. Процент загрузки трудового ресурса

О назначении можно судить по названиям. Например, если выбрать трудовой ресурс Петров и Percent Allocation (Процент загрузки), то будет в процентах показано, насколько Петров загружен работой в определенный день. На рис. 2.26 загрузка отсутствует, потому что ресурсы еще не назначены задачам. Если выбрать пункт Remaining Availability (Оставшаяся доступность), то отобразится информация о том, сколько свободного времени осталось за этим ресурсом. Параметры Percent Allocation (Процент загрузки) и Remaining Availability (Оставшаяся доступность) зависимы друг of друга.

Resource Usage (Использование ресурсов)

В представлении Resource Usage (Использование ресурсов) также отображены ресурсы и информация о том, насколько они используются (рис. 2.27). Многие представления в Project помимо специфических могут выполнять одни и те же более распространенные действия и отличаются только удобством использования для тех или иных целей.



Рис. 2.27. Представление Resource Usage (Использование ресурсов)

В левой части окна перечислены ресурсы со значками «+». Если щелкнуть на этом значке, то оы превращается в «-», и отображаются назначенные данному ресурсу задачи.

В этом представлении можно добавить новый ресурс. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки и в контекстном меню выбрать пункт New Resource (Новый ресурс) (рис. 2.28).

В результате будет создана строка, в которую можно с клавиатуры ввести название ресурса.



Рис. 2.28. Вставка нового ресурса в представлении Resource Usage (Использование ресурсов)

Можно также вставить новый ресурс, вписав его наименование в нижнюю часть таблицы (имеется в виду первая пустая строка). Дважды щелкнув мышью на ресурсе, можно просмотреть и изменить его свойства. При желании удалить ресурс необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки таблицы и выбрать пункт Delete Resource (Удалить ресурс).

Resource Sheet (Лист ресурсов)

Это представление наиболее удобно для работы исключительно с ресурсами. Именно здесь лучше всего добавлять новые ресурсы и задавать их свойства.

Resource Sheet (Лист ресурсов) представляет собой таблицу (рис. 2.29), в которой строки — это ресурсы, а столбцы — свойства ресурсов.



Рис. 2.29. Представление Resource Sheet (Лист ресурсов) Рассмотрим некоторые поля (свойства) ресурсов.

  •   Туре (Тип) — ресурсы делятся на два типа: Work (Трудовой) и Material (Материальный). Ресурсы трудового типа — это люди, которые заняты в проекте. Ресурсы материального типа — это материалы, которые используются в проекте (например, бумага). Тип нельзя задать произвольно, его нужно выбрать в раскрывающемся списке в ячейке таблицы.
  •   Material Label (Единицы измерения материалов) — штуки, литры, тонны и т. д.
  •   Initials (Краткое название) — создается автоматически, но пользователь может его изменить.
  •   Group (Группа) — группа, к которой относится ресурс. Используется при группировке ресурсов, но может быть полезна тем, что название группы отражает смысл и назначение ресурса (рис. 2.30). Например, группа Редакторы или Дизайнеры.
  •   Std. Rate (Стандартная ставка) — стоимость ресурса. В случае трудового ресурса рассчитывается его заработная плата.



Рис. 2.30. Группы трудовых ресурсов в проекте (столбец Group)

  •   Ovt. Rate (Ставка сверхурочных) — стоимость ресурса, используемого в нерабочее время.
  •   Cost/Use (Начисление) — в раскрывающемся списке следует выбрать один из вариантов начисления: Prorated (Пропорционально), Start (В начале) или End (По окончании).

Иногда полезно применить к ресурсам фильтр, то есть выбирать не из всех ресурсов, а только из некоторых. Это может быть удобно, когда ресурсов очень много. Для установки фильтра существует команда Project > Filtered for (Проект > Фильтр).

Например, в проекте 12 человек, которые объединены в группы (см. рис. 2.30). Если на графике ресурсов необходимо отображать только группу журналистов, то нужно выбрать в меню Project > Filtered for > Group (Проект > Фильтр > Группа) и в появившемся окне вписать название группы, по которой фильтровать, — Журналисты (рис. 2.31).

Затем необходимо подтвердить ввод нажатием кнопки ОК.

Теперь в левой части графика ресурсов можно выбирать не из всех 12 работников, а только из трех журналистов (рис. 2.32).



Рис. 2.31. Ввод параметра для фильтра



Рис. 2.32. Список сотрудников, отфильтрованный по группе Подробнее о фильтрах читайте в соответствующем разделе гл. 7.

Другие представления

Представления в Microsoft Project не исчерпываются теми, которые отображены в главном меню. Можно вывести на экран и другие представления, а также создать новые.

Если выбрать пункт меню View > More Views (Вид > Другие представления), то откроется одноименное окно со списком доступных представлений (рис. 2.33). В нем перечислены и те представления, которые присутствуют в главном меню.

Чтобы отобразить представление на экране, нужно выбрать его в списке и нажать кнопку Apply (Применить).

Для создания нового представления следует в окне More Views (Другие представления) нажать кнопку New (Создать). На экране отобразится запрос (рис. 2.34),

какое представление требуется создать: Single view (Отдельное представление) или Combination view (Комбинированное представление). Нужно выбрать один из этих пунктов и нажать ОК.



Рис. 2.33. Окно More Views (Другие представления)



Рис. 2.34. Выбор типа создаваемого представления

При создании отдельного представления (рис. 2.35) заполняется несколько полей: Name (Имя) — название создаваемого представления, Screen (Экран) — как будет выглядеть новое представление, Table (Таблица), Group (Группа) и Filter (Фильтр)

определяют информацию, которая будет отображаться в представлении. Можно также установить флажок Show in menu (Показывать в меню), тогда созданное пользователем представление будет отображаться в главном меню вместе с представлениями, которые присутствуют там изначально.



Рис. 2.35. Создание представления вида Single view (Отдельное представление)

Представление Combination view (Комбинированное представление) содержит два. других.

Это означает, что на экране могут одновременно отображаться, например, Gantt Chart (Диаграмма Ганга) и Resource Sheet (Лист ресурсов).

Для создания комбинированного представления нужно, как при создании отдельного представления, нажать в окне More Views (Другие представления) кнопку New (Создать) и выбрать пункт Combination view (Комбинированное представление ) (см. рис. 2.34).

После выполнения этих несложных действий должно открыться окно View Definition (Определение представления) (рис. 2.36).

В этом окне достаточно указать имя создаваемого представления и два других уже существующих представления, которые будут отображаться в новом.

Установка флажка Show in menu (Показывать в меню) поместит новое представление в главное меню.

Вернемся к окну More Views (Другие представления) (см. рис. 2.33), в котором можно не только отображать на экране существующие представления, но и изменять их. Для этого существуют кнопки Edit (Изменить), Сору (Копировать) и Organizer (Организатор).



Рис. 2.36. Создание представления вида Combination view (Комбинированное представление)

При нажатии кнопки Edit (Изменить) откроется точно такое же окно, как при создании нового представления. Если необходимо изменить какие-либо параметры в представлении, то это можно сделать в данном окне и нажать ОК.

Чтобы создать новое представление на основе существующего, следует выбрать в списке слева представление, а затем нажать кнопку Сору (Копировать). Будет создано новое представление, являющееся копией выбранного. Ему можно присвоить новое имя и изменить параметры, которыми новое представление должно отличаться от исходного. После задания всех параметров нужно подтвердить внесенные изменения нажатием ОК. Кнопка Cancel (Отмена) позволяет закрыть окно без внесения изменений.

Кнопка Organizer (Организатор) позволяет копировать представления из других проектов (рис. 2.37).

Перед нажатием этой кнопки необходимо открыть проект, из которого требуется перенести представление, а также проект, в который представление будет

копироваться. Затем следует вызвать окно More Views (Другие представления) командой View > More Views (Вид > Другие представления), после чего нажать кнопку Organizer (Организатор).



Рис. 2.37. Окно Organizer (Организатор)

В расположенных в нижней части окна раскрывающихся списках нужно выбрать следующее: слева — проект, из которого копировать представление, справа — проект, в который копировать. Затем следуетвыбрать в левом списке копируемое представление и нажать кнопку Сору ( Копировать).

После копирования можно закрыть окно Organizer (Организатор) традиционным способом — щелкнув на крестике в правом верхнем углу.

Помимо представлений в окне Organizer (Организатор) можно копировать и другие элементы: Fields (Поля), Groups (Группы), Calendars (Календари), Toolbars (Панели инструментов), Maps (Схемы), Forms ( Формы), Tables (Таблицы), Filters (Фильтры), Reports (Отчеты) и Modules (Модули). Копирование осуществляется аналогично копированию представления, нужно лишь выбрать в окне организатора соответствующую вкладку.

В этом же окне можно удалять и переименовывать представления и другие объекты. Для этого служат кнопки Delete (Удалить) и Rename (Переименовать).